Tampilkan postingan dengan label Event Management. Tampilkan semua postingan
Press Release
Event Maksimal, Manajemen Optimal
Dewasa ini dunia event sudah bukan menjadi dunia asing lagi. Khususnya bagi kalangan muda dunia, event sudah menjadi dunia bisnis yang prosfektif. Tidak mengherankan jika dunia event lebih banyak didominasi oleh kalangan muda yang notabene menjadi mesin yang memproduksi ide-ide kreatif dan unik. Menjamurnya organisasi yang bergerak dalam event organizer (baca: pembuat event) menjadi bukti bahwa dunia event sudah menjadi hal yang biasa. Menjamurnya Event Organizer tidak sebanding dengan kemampuan manajerial yang optimal sehingga banyak ide kreatif untuk membuat event menjadi tidak maksimal dan jarang mendapat dukungan sponsor. Sehingga, event yang seharusnya besar menjadi event biasa.
Untuk menjawab semuanya, Creative Event Organizer (CEO) mengadakan Kuliah Umum dengan tema “Event Maksimal, Manajemen Optimal”. Dalam kuliah umum yang akan berlangsung 01 Desember 2010 di Kampus Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY), CEO mengangkat isu bagaimana mengoptimalkan manajerial sebuah organisasi untuk melahirkan event yang besar dan sukses. Dalam kuliah umum tersebut CEO mengundang pembicara dari IRC Production yang merupakan Event Organizer dengan jaringan yag cukup luas di Yogyakarta.
Selain mengundang pembicara berpengalaman dalam menggarap event, CEO juga mempersembahkan kuliah umum bertemakan langka tersebut secara cuma-cuma tanpa dipungut biaya sepeserpun. Kuliah Umum yang didukung Jurusan Ilmu Komunikasi UMY ini mengangkat konsep ruangan yang dibuat semiformal. Ruang didesain seolah-olah berada di trotoar jalan dengan dinding bergrafiti. Konsep tersebut dibuat dalam rangka membangun suasana yang lebih interaktif antara pembicara dan peserta kuliah umum.
Dalam kuliah umum tersebut CEO melakukan kerjasama dengan beberapa organisasi akademik dan Media seperti Ikatan Mahasiswa Ilmu Komunikasi (IMIKI), Korps Mahasiswa Ilmu Komunikasi (KOMAKOM), Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), Lab Ilmu Komunikasi, Indonesia Reggae Community (IRC) dan Rmagz. Kuliah umum dibuka untuk mahasiswa dari berbagai universitas yang ingin turut serta.(MM)
Release by : Mida Mardhiyyah
____________________________________________________________________
Di Indonesia, pola kerja Event Organizer (EO) sudah lama ada, dimulai dari pesta-pesta adat di mana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara sampai pada acara-acara hiburan. Sedangkan EO di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis di mana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.
Jasa event organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim di mana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, scheduling, pressure dan teamwork solidarity. Peran event organizer adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara professional. Pengelolaan manajerial dalam melaksanakan sebuah event memiliki peran yang sangat signifikan.
Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Untuk mendirikan sebuah EO diperlukan, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, semangat teamwork, kreatifitas, imaginasi dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, tidak gaptek, personal yang baik, inisiatif yang tinggi, jeli, cermat, dan peka terhadap perkembangan. Serta dalam pelaksanaan sebuah event dibutuhkan manajemen yang baik serta tertata dengan rapi sehingga jika manajemen tersebut tertata dan dijalankan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya maka pelaksanaan event tersebut juga akan maksimal.
Oleh karena itu, kami mengadakan Great Seminar 2010 dengan tema “Event Maksimal, Manajemen Optimal” dengan tujuan untuk memberikan pengetahuan tentang pelaksanaan event yang baik dan optimal tanpa meninggalkan unsur manajemen yang maksimal sebagai pendukung optimalnya sebuah event.
A. Konsep Acara
Adapun konsep acara tersebut yakni mengadakan kuliah umum tentang pelaksanaan event, serta pengelolaaan manajemen event dalam sebuah event organizer. Seminar ini akan dibawakan oleh pembicara yang tentunya handal dalam pelaksanaan event serta pengolaan manajemen event. Selain itu dalam seminar ini juga akan diselingi oleh hiburan akustik oleh band akustik untuk menghibur peserta. Konsep ruangan akan sangat unik, karena akan dihias dengan berbagai ornament unik demi menghadirkan suasana berbeda.
B. Nama Acara
Communications Department of UMY Proudly Present
KULIAH UMUM 2010
“Event Maksimal, Manajemen Optimal”
Bersama IRC Production
C. Tujuan
- Terselenggaranya kuliah umum bagi Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi UMY dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan skill.
- Memberikan pengetahuan tentang pelaksanaan dan pengelolaan manajemen event secara maximal.
D. Target Sasaran
- Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi UMY
- Mahasiswa JIK UMY angkatan 2010 (wajib)
- Mahasiswa diluar UMY
- Umum
- Dosen UMY
E. Keuntungan Pihak Sponsor
q Menjadikan kegiatan ini sebagai media promosi yang efektif bagi pihak sponsor, karena :
§ Dihadiri oleh Target Audience/Target Market yang jelas, yaitu Mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi UMY, Mahasiswa dari Jurusan lain, Umum dan Dosen UMY, di mana target sasaran ini sesuai dengan produk/jasa sponsor.
§ Jumlah minimal peserta adalah 200 orang, karena diwajibkan untuk mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi angkatan 2010, serta beberapa mata kuliah lain.
§ Diikuti oleh mahasiswa Jurusan Ilmu Komunikasi UMY, Mahasiswa Umum dan Dosen sehingga pihak sponsor bisa melakukan promosi pada target yang ada.
§ Kegiatan dilakukan di ruangan tertutup dengan kapasistas 250 peserta seminar, di mana pihak sponsor dapat membuka stan di pintu masuk serta melakukan branding produk terhadap peserta seminar.
§ Kegiatan dilakukan setelah ujian tengah semester yaitu pertengahan bulan November sehingga dapat dihadiri oleh mahasiswa UMY dan umum serta Dosen UMY.
§ Pihak sponsor dapat melakukan promosi secara below the line yaitu pada backdrobe, poster, brosur, adlibs MC, dan diberitakan di semua media yang menjadi partner dalam acara ini (media kampus maupun media lokal Jogja).
F. Waktu Pelaksanaan
- Hari/Tanggal : Rabu, 1 Desember 2010
- Waktu : 08.30-12.00 WIB
- Tempat : Ruang Sidang AR. Fahruddin B lantai 5 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Intan Linggaratri______
Suka Bikin Event? Try This…!!^_^
Event Organizer, tidak hanya berfungsi sebagai penyelenggara event, tapi juga peng-konsep sekaligus pengeksekusi. Event yang berkualitas, tidak hanya mementingkan “keramaian” saat acara, tapi bagaimana event itu menyampaikan pesan sosial, tanpa mengurangi kreatifitas konsep acara dan pengunjungnya. Event yang sukses, tentu saja harus melihat pre event (sebelum hari H), during event (hari H), dan pasca event (setelah hari H).
Event yang gagal secara “manajemen”, belum tentu tidak meriah. Event itu mungkin saja berlangsung dengan sangat meriah, ramai. Tapi tidak akan ada artinya ketika manajemennya tidak berfungsi secara optimal. Itu sama saja membiarkan EO kita berjalan di tempat. Padahal, kemampuan manajerial dibutuhkan dalam segala hal, seseorang yang berkecimpung di dunia event organizer seharusnya dapat menjadikan dirinya eksekutor dengan kemampuan analisis yang cerdas.
--- menangkap atau mencari peluang?
Semua bisa anda jawab sendiri, namun penulis disini merekomendasikan agar anda lebih memilih untuk “menangkap peluang”.
Event yang sukses adalah yang dapat memberikan kesan tersendiri bagi peserta atau pengunjung acara. Menangkap peluang, berarti menggunakan waktu anda secara cerdas.
Memang, hal ini menuntut kita untuk rajin membaca (Koran, online news, atau apapun itu yang menampilkan berita), tapi bukankan itu membuat kita pintar?
Dan hal itu sedikit demi sedikit akan mengasah kepekaan analisis kita. Jadi, apa alasan untuk tidak membaca? (^_^ saya pun kadang malas membaca, tapi apa salahnya kita saling mengingatkan, hehehe..)
“Dunia sedang membicarakan apa detik ini?”
Itulah yang harus dipikirkan seorang pengkonsep acara. Isu publik bisa diangkat untuk kita buat event. Kenapa? Karena kita bisa menangkap euphoria’nya. Satu hal yang sangat cerdas saya kira, saat sutradara favorit saya, Hanung Bramantyo, membuat Film Sang Pencerah beberapa saat setelah Event Akbar Muktamar 1 Abad Muhammadiyah. Secara cerdas beliau menangkap euphoria umat Muhammadiyah dan Film pun sukses booming. Dengan memanfaatkan “euphoria”, kita tidak perlu kerja dua kali, cukup mempublikasikan event kita, dan publik pasti sudah “ngeh” oleh awareness yang terbentuk karena moment sebelumnya. Logikanya sama seperti Bikin film Sang Pencerah dan Hanung tidak perlu menjelaskan siapa itu Ahmad Dahlan karena publik sudah “ngeh” sebelumnya akibat adanya event Muktamar. Saya suka menyebutnya dengan “kerja cerdas”.
Tapi, sayangnya sudah pasti akan banyak pihak “cerdas” yang juga akan menangkap peluang dari “euphoria”. Karena itu, sebagai EO yang “tak terpatahkan”, harus ada inisiatif untuk membuat event yang kreatif. Apa itu kreatif? Secara mudah kita sebut saja “lain daripada yang lain”. Hal ini menuntut EO, atau konseptor untuk memiliki referensi yang luas tentang event. Caranya? Baca buku, atau datanglah sesering mungkin setiap kali ada event. Tujuannya jelas bukan untuk menjiplak event itu (!...!), tapi memilih-milih, apakah event itu bisa dibilang kreatif? Kenapa? dan pikirkan “apa yang belum ada disini?”
Ketika satu issue dibuat menjadi event, kemungkinan besar akan ada banyak pihak yang mengangkat issue yang sama untuk event-nya. Nah..!! disinilah keuntungan kita! ^_^
Saat semua pihak membuat acara yang sama, publik akan dapat memilih mana acara yang paling berkesan. Satu point lebih ketika kita bisa jadi “the different” kan?
Untuk bisa diterima masyarakat, analisis situasi dibutuhkan disini. Kita bisa menganalisis segala sesuatu mengenai target audience kita (bagaimana budaya’nya, apa nilai yang dianut, bagaimana sosial ekonominya, apa yang menjadi ketertarikan). Hal ini membuat acara kita efektif. Tentu saja, butuh waktu yang panjang untuk mendapatkan analisis yang akurat. Dan lagi-lagi, banyak membaca merupakan salah satu kuncinya. (Apa judul tulisan ini diganti “Manfaat Membaca” aja ya… hohoho).Buat teman-teman yang tertarik mempelajarinya, macam-macam analisis bayak ditemukan di Buku Komunikasi.
Jadi katakanlah : Menangkap peluang merupakan hal yang cerdas, tapi hal ini tidak aka nada artinya tanpa persiapan detail. Sama seperti bila kita ingin meledakkan bom, kita harus persiapka betul-betul amunisinya, berapa daya ledaknya, apa saja bahan-bahannya, berapa lama waktunya. Tapi itupun tidak aka nada artinya ketika kita tidak tahu dimana bom itu akan diledakkan. SELAMAT MENCOBA!!!^___^
Original by Miss Feel’inLucky
Pernahkah membayangkan rasanya hidup di Panti Asuhan?
kalo pernah, alhamdulillah... kalo belum, aku pun baru pernah melihat dan merasakannya...
ga terbayang sebelumnya sama sekali, gimana rasanya hidup di panti asuhan,
ternyata, segalanya sungguh sangat sederhana... sangat sederhana...
hidup berbagi dg segitu banyak "saudara", menahan sgala hawa nafsu, bersabar, "nrimo", dan segala sikap-sifat lainnya yg mungkin akan sgt sulit bila aku yang harus melakukannya...
yang agak beruntung, dapat orang tua asuh dan biaya sekolah...
yang kurang beruntung, mengandalkan ilmu yg dia miliki, baik dari sekolah maupun kegiatan di panti... seperti : beternak kambing.
mataku sperti dibelalakkan dg paksa, melihat keprihatinan yg aku rasakan setibanya disana..
kami hanya orang yg biasa2 saja, namun bersanding dg mereka begitu dekat...membuatku merasa kami lebih dari sekedar beruntung..
rasa ingin membahagiakan mereka begitu menggebu...
kawan...
aku yakin kita jauh lebih beruntung, jauh...
cuma orang yg pedulilah yg mereka harapkan, mungkin tidak berharap..tapi butuhkan...
alangkah mulianya kita bila mau membagi kebahagiaan yg kita pnya utk mereka...^__6
*ayo ikut nyumbang ya... berilah mereka kesempatan merasakan apa yg telah sering kita rasakan,
insyaAllah semua akan kembali dengan segala yg tak terduga, seperti janji Allah..
EVENT ORGANIZER
Dalam pengertian sederhana yang disebut sebagai <em>Event Organizer</em> adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, disesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif <em>Event Organizer </em>sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat dilihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
- Konsep yang menarik dan kreatif
- Proses tahapan pembuatan event
- Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
- Mencari konsep yang kreatif.
- Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
- Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
- Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
- Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
- Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
- Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
- Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
- Melakukan kontrak kepada semua pihak
- Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
- Jika diperlukan melakukan konferensi pers
- Melakukan publikasi
- Merekruit sesuai dengan kebutuhan
- Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
- Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
- Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
- Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
- Tepat waktu.
- Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
- Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
- Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
- Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
